การทำงานเป็นทีมสำหรับคนทำ กล้องวงจรปิด

การทำงานเป็นทีมสำหรับคนทำ กล้องวงจรปิด
ปัจจัยสู่ความสำเร็จในการทำงานเป็นทีม


    1.  บรรยากาศของการทำงานมีความเป็นกันเอง อบอุ่น มีความกระตือรือร้น และสร้างสรรค์ ทุกคนช่วยกันทำงานอย่างจริงจัง และจริงใจ ไม่มีร่องรอยที่แสดงให้เห็นถึงความเบื่อหน่าย
    2.  ความไว้วางใจกัน (Trust) เป็นหัวใจสำคัญของการทำงานเป็นทีม สมาชิกทุกคนในทีมควรไว้วางใจซึ่งกันและกันได้ ซื่อสัตย์ต่อกัน สื่อสารกันอย่างเปิดเผย ไม่มีลับลมคมใน
    3.  มีการมอบหมายงานอย่างชัดเจน สมาชิกทีมงานเข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และยอมรับภารกิจหลักของทีมงาน
    4.  บทบาท(Role) สมาชิกแต่ละคนเข้าใจและปฏิบัติตามบทบาทของตน และเรียนรู้เข้าใจในบทบาทของผู้อื่นในทีม ทุกบทบาทมีความสำคัญ รวมทั้งบทบาทในการช่วยรักษาความเป็นทีมงานให้มั่นคง เช่น การประนีประนอม การอำนวยความสะดวก การให้กำลังใจ เป็นต้น
    5.  วิธีการทำงาน (Work Procedure) สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณา คือ
        - การสื่อความ (Communication) การทำงานเป็นทีมอาศัยบรรยากาศ การสื่อความที่ชัดเจนเหมาะสม ซึ่งจะทำให้ทุกคนกล้าที่จะเปิดใจ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน จนเกิดความเข้าใจ และนำไปสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพ
        - การตัดสินใจ (Decision Making) การทำงานเป็นทีมต้องใช้การตัดสินใจร่วมกัน เมื่อเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมแสดงความคิดเห็น และร่วมตัดสินใจแล้ว สมาชิกย่อมเกิดความผูกพันที่จะทำในสิ่งที่ตนเองได้มีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น
        - ภาวะผู้นำ (Leadership) คือ บุคคลที่ได้รับการยอมรับจากผู้อื่น การทำงานเป็นทีมควร
ส่งเสริมให้สมาชิกทุกคนได้มีโอกาสแสดงความเป็นผู้นำ (ไม่ใช่ผลัดกันเป็นหัวหน้า) เพื่อให้ทุกคนเกิด
ความรู้สึกว่าได้รับการยอมรับ จะได้รู้สึกว่าการทำงานเป็นทีมนั้นมีความหมาย ปรารถนาที่จะทำอีก         - การกำหนดกติกา หรือกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ที่จะเอื้อต่อการทำงานร่วมกันให้บรรลุเป้าหมาย ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกได้มีส่วนร่วม ในการกำหนดกติกา หรือกฎเกณฑ์ที่จะนำมาใช้ร่วมกัน
    6.  การมีส่วนร่วมในการประเมินผลการทำงานของทีม ทีมงานควรมีการประเมินผลการทำงาน เป็นระยะ ในรูปแบบทั้งไม่เป็นทางการ และเป็นทางการ โดยสมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการประเมินผลงาน ทำให้สมาชิกได้ทราบความก้าวหน้าของงาน ปัญหา อุปสรรคที่เกิดขึ้น รวมทั้งพัฒนากระบวนการทำงาน หรือการปรับปรุงแก้ไขร่วมกัน ซึ่งในที่สุดสมาชิกจะได้ทราบว่าผลงานบรรลุเป้าหมาย และมีคุณภาพมากน้อยเพียงใด
    7.  การพัฒนาทีมงานให้เข้มแข็ง
        - พัฒนาศักยภาพทีมงาน ด้วยการสร้างแรงจูงใจทางบวก สมาชิกมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
มีการจัดกิจกรรมสร้างพลังทีมงาน เกิดความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้ประสบผลสำเร็จ
        - การให้รางวัล ปัจจุบันการพิจารณาผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานไม่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีม ส่วนใหญ่จะพิจารณาผลการทำงานเป็นรายบุคคล ดังนั้นระบบรางวัลที่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีม คือ การที่ทุกคนได้รางวัลอย่างยุติธรรมทุกคน คือ ควรสนับสนุนการให้รางวัลแก่การทำงานเป็นทีมในลักษณะที่ว่างอยู่บนพื้นฐานการให้รางวัลกับกลุ่ม (Group base reward system)

กลยุทธ์ในการทำงานเป็นทีม

ร่วมใจ (Heart) หมายถึง ความรู้สึกของสมาชิกที่รักและศรัทธาในหัวหน้าทีม งานที่ทำ และเพื่อน ๆ ร่วมทีมว่าเป็นพวกเดียวกัน หรือที่เรียกว่า Feel like a team มีความเอื้อเฟื้อห่วงใยซึ่งกันและกัน มีความเคารพให้เกียรติซึ่งกันและกัน และเกิดความไว้วางใจต่อกัน
ร่วมคิด (Head) หมายถึง การใช้ความคิด เหตุผลให้เพื่อนร่วมงานเชื่อมั่นว่า ทำแล้วดี มีประโยชน์ต่อตัวเขาเอง ต่อองค์กร โดยช่วยกันระดมสมอง กำหนดเป้าหมาย วางแผน แบ่งงาน แบ่งหน้าที่ หรือที่เรียกว่า Think like a team การทำงานจะราบรื่น ถ้าสมาชิกในทีมมีความรู้สึกที่ดีต่อกัน
ร่วมทำ (Hand) หมายถึง การร่วมมือ ลงมือทำงานซึ่งได้มีการวางแผนไว้ หน้าที่ใครก็รับไปทำ หรือที่เรียกว่า Work like a team ซึ่งทุกคนมีพันธะสัญญาที่จะต้องทำแผนทุกคน เนื่องจากได้มีส่วนร่วมในการคิดร่วมกัน

      การทำงานเป็นทีมจะมีประโยชน์ต่อองค์การในด้านต่างๆ คือ
1.    สร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้กับสมาชิก
เพราะการทำงานเป็นทีมจะสร้างความไว้ใจ  ช่วยเหลือกัน  และบรรยากาศการทำงานที่ดี  ทำให้สมาชิกมีความรู้สึกสบายใจ  พอใจ  และเพลิดเพลินกับการทำงาน  ก่อให้เกิดขวัญและกำลังใจในการทำงาน  และช่วยให้เกิดผลงานที่มีคุณภาพ  และมีประสิทธิภาพ 
2.    สร้างความมั่นคงในอาชีพ
ช่วยให้สมาชิกของทีมงานมีความมั่นคงและก้าวหน้าในอาชีพ  นอกจานนี้องค์การต่างๆ มักจะปรับระบบการประเมิน  และให้ผลตอบแทนที่จูงใจแก่ทีม  ทำให้สมาชิกในทีมงานที่ประสบความสำเร็จ  มีความก้าวหน้าทั้งด้านการงาน  รายได้  และอาชีพที่มั่นคง
3.    สร้างความสำพันธ์ในงาน
สมาชิกในทีมงานจะช่วยเหลือซึ่งกันและกัน  โดยระดมกำลังกาย  กำลังใจ  และกำลังความคิด  ตลอดจนความรู้  ทักษะ  ความสามารถ  และประสบการณ์ของสมาชิกเข้าเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน  ซึ่งจะก่อให้เกิดความสัมพันธ์และความผูกพันในฐานะสมาชิกของทีม  หรือที่เรียกว่า  “One  for all, all for one.” 
ทำให้บุคคล  ทีม  และงานมีความผูกพันใกล้ชิดกัน  และบรรลุเป้าหมายที่ต้องการร่วมกัน
4.    เพิ่มพูนการยอมรับนับถือระหว่างกัน
เนื่องจากสมาชิกทีมงานจะต้องกำหนดและจัดสรรตำแหน่ง  อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของ สมาชิก  เช่น  หัวหน้าทีม  นักวิเคราะห์  ผู้ประสานงานของทีม  และสมาชิกอื่นๆ โดยสมาชิกที่ร่วมทีมจะรับรู้  ยอมรับ  และมีความเข้าใจต่อกันว่าเขาจะต้องแสดงบทบาท  (Roles)  อย่างไร  และในช่วงเวลาใดให้เหมาะสม 

อุปสรรคในการทำงานเป็นทีม

อุปสรรค  9  ประการของทีมงาน  (The Nine Barriers  to Teamwork)  ในวารสาร  Personnel  Journal)  ฉบับเดือนมกราคม  1988  ดังนี้
1.    ความแตกต่างระหว่างบุคลิก  (Personality  Differences) 
ความแตกต่างระหว่างบุคคล  อาจจะเป็นปัญหาที่สำคัญต่อการประสานงานและการทำงานร่วมกันได้  เพราะเราแต่ละคนอาจจะมีอคติ (Bias) ต่อบุคคลอื่น  ซึ่งมีคุณลักษณะหรือบุคลิกภาพที่แตกต่างหรือทำให้เราไม่ชอบใจ  ทำให้เราไม่อยากติดต่อสื่อสาร  หรือทำงานด้วย 
2.    การมีส่วนร่วมในงานอย่างไม่เท่าเทียม  (Unequal  Contributions) 
จะมีความสำคัญต่อการอยู่ร่วมกันและความสามัคคีของทีม  ผู้บริหารก็ต้องยอมรับว่าไม่มีความเสมอภาคอย่างแท้จริงในสังคม  ดังนั้นถึงสมาชิกแต่ละคนจะมีส่วนร่วมทำงานไม่เท่ากันหรือมีความสามารถไม่เท่ากัน  แต่เขาก็ควรจะแสดงความตั้งใจและเต็มใจในการเป็นสมาชิก    ซึ่งเราอาจจะกล่าวได้ว่าเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของหัวหน้าทีมที่จะต้องกำหนด  และจัดสรรความรับผิดชอบของสมาชิกอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม 
3.    การขาดความรู้สึกมีส่วนร่วม  (No  Sense  of  Belonging) 
  ทีมในองค์การต่างๆ  อาจจะไม่ได้เกิดขึ้นจากสมาชิกทีทำงานร่วมกันนานพอที่จะรู้จักกัน  และมีความเคารพซึ่งกันและกันมากนัก  โดยสมาชิกส่วนใหญ่จะมีความจำเป็น  ที่จะต้องทำงานร่วมกันตามที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหาร  ทำให้สมาชิกขาดความผูกพันและความรู้สึกเป็นเจ้าของทีม  จึงไม่ทุ่มเทและมุ่งมั่นในการทำงานให้กับทีมอย่างเต็มที่ 
4.    ความล้มเหลวในการประเมิน  (Failure  of  Evaluation)
เพื่อความก้าวหน้าและความสำเร็จของทีม  ผู้ประเมินจะต้องมีความสามารถในการติดตาม  ตรวจสอบรายละเอียด  และได้รับข้อมูลจากการทำงานเพื่อกำหนดปัญหาและแนวทางแก้ไขในอนาคต  ซึ่งจะอาศัยความสามารถในการตั้งคำถามให้ตรงประเด็น  และค้นหาข้อมูลได้อย่างเจาะลึก  โดยเฉพาะกับหัวหน้าทีม 
5.    อำนาจของผู้นำ  (Power  of  the  Leader)
อาจจะเกิดขึ้นจากการยอมรับของสมาชิก  หรือการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ  ผู้นำจะใช้อำนาจของตนในการผลักดันทีมงานให้ปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ  โดยเขาจะต้องรู้จังหวะในการใช้พระเดชพระคุณให้เหมาะสม  มิเช่นนั้นจะสร้างปัญหาการไม่ยอมรับ  และขาดความเชื่อถือในตัวผู้นำ 
6.    การขาดแคลนทางเลือก  (To  Be  of  Alternative)
ทีมงานที่มีสมาชิกน้อยเกินไป  หรือทีมงานที่มีเอกภาพสูง  อาจจะมีข้อมูลที่ใช้ประกอบการตัดสินใจจำกัด  ดังนั้น  เมื่อสมาชิกในทีมต่างรู้สึกพอใจกับแผนงานที่มีอยู่  และต้องการดำเนินงานให้เสร็จตามแผนโดยเร็ว  ทำให้ไม่สนใจข้อมูลอื่นๆ  และมองข้ามทางเลือกที่เป็นไปได้อื่นๆ  ทำให้การปฏิบัติงานอาจจะไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง  หรือไม่ได้รับผลตอบแทนที่สูงที่สุด 
7.    การปิดบัง  (Concealment)
ทีมงานมักประสบความล้มเหลว  หากสมาชิกไม่มีการสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลและความคิดเห็นระหว่างกัน  อย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา  โดยสมาชิกจะเก็บงำข้อมูลสำคัญ  และไม่ยอมเปิดเผยรายละเอียดเต็มที่แก่ทีมงาน  ทำให้กลุ่มตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลเพียงบางส่วนเท่านั้น  ซึ่งการปิดบังข้อมูลของสมาชิกมักจะมาจากสาเหตุสำคัญ  3  ประการ  คือ
ประการที่  1  :  เกรงว่าจะเป็นการทำร้ายความรู้สึกของผู้อื่น    หรือเกรงว่าจะเกิดความขัดแย้งระหว่างกันในอนาคต 
ประการที่  2  :  เกิดความรู้สึกที่ว่าหากเงียบไว้จะปลอดภัย  หรือพูดไปสองไพเบี้ย  นิ่งเสียตำลึงทอง    ทำให้สมาชิกไม่กล้าเปิดเผยข้อมูลและแสดงความคิดเห็น  เพราะเกรงว่าจะเป็นที่สนใจจากบุคคลอื่นและอาจสร้างศัตรูโดยไม่จำเป็น 
ประการที่  3  :  สมาชิกไม่มีความรู้สึกร่วมและไม่สนใจในทีม  จึงไม่ใส่ใจที่จะติดตามและแสดงความคิดเห็น  โดยเขาจะปฏิบัติงานตามที่ตนได้รับมอบหมาย  แต่ไม่สนใจหรือใส่ใจที่จะให้ความร่วมมือกับกลุ่ม 
8.    ขาดการวินิจฉัยทีมงาน  (Short  of  Teamwork  Diagnosis)
ในทางปฏิบัติ  ทีมงานส่วนใหญ่ต่างมุ่งปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายของตน  โดยละเลยการวิเคราะห์และตรวจสอบตนเอง  ทำให้ปัญหาต่างๆ  ค่อยๆ  ก่อตัวและขยายตัวลุกลามขึ้นอย่างช้าๆ  เมื่อทีมงานเริ่มรู้ตัวว่ามีปัญหาก็อาจจะสายเกินไป 
9.    ขาดการกระจายข่าวสู่ระดับล่าง (Lack of  Spreading News to Lower Level)
นอกจากการเปิดโอกาสให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการตัดสินใจแล้ว  การสื่อสารภายในทีมและกับสิ่งแวดล้อม  จะมีความสำคัญต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของทีม  ดังนั้น  ทีมงานควรประกาศผลการตัดสินใจให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับทราบและทำความเข้าใจ 
เราจะเห็นได้ว่าปัจจัยต่างๆ  ที่สร้างความล้มเหลวให้กับทีมงาน  มักจะเกิดขึ้นจากปัญหาภายในทีมและเป็นปัจจัยที่สามารถควบคุมได้เป็นส่วนใหญ่  ดังนั้นทั้งผู้บริหารและสมาชิกในทีมจึงต้องหมั่นติดตามตรวจสอบ  และแก้ไขอุปสรรคต่างๆ  ตั้งแต่เริ่มต้น  โดยมี  ระบบเตือนภัยขั้นต้น   (Early  Warning  System)  อย่าปล่อยให้เรื่องเล็กน้อยลุกลามจนกลายเป็นปัญหาที่ซับซ้อน  และยากแก่การแก้ไข 

กรอบความคิดในการพัฒนาทีมงาน
การเรียนรู้ในการทำงานเป็นทีม
      เราสมควรทำความเข้าใจถึงปัจจัยสำคัญสำหรับการเรียนรู้ในการทำงานเป็นทีม  ได้แก่
1.    ความแตกต่างของสมาชิกในทีม
     คนเราทุกคนจะมีเอกลักษณ์ของตนทั้งกายภาพและบุคลิกภาพ  โดยเขาจะมีความแตกต่างจากบุคคลอื่น    และเราจะต้องรับทราบสถานะของเราว่า  อยู่ระดับใดในกลุ่มหรือองค์การ  เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสอดคล้องกัน  และบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ  ซึ่งจะต้องมีการฝึกอบรมและให้ความรู้  เพื่อให้สมาชิกทราบสถานะของตน  และเข้าใจความแตกต่างระหว่างกัน  เพื่อจะมีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันกับคนอื่นๆ  ในทีมได้อย่างสอดคล้องและมีประสิทธิภาพ
2.    ความสัมพันธ์ในทีม
     การรู้จัก  คุ้นเคย  ความสนิทสนม  ความเชื่อใจ  และความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมงาน  เป็นปัจจัยสำคัญในการทำงาน  และประสานงานระหว่างกันอย่างสร้างสรรค์ รวมถึงการสละเวลาในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมทีม  ทั้งก่อนและระหว่างการปฏิบัติงานเป็นทีม  ล้วนมีความสำคัญต่ออนาคตและความสำเร็จของทีม 
3.    ความแตกต่างในองค์การ
มีนัยสำคัญอยู่  2  มิติ  คือ
มิติแรก  จะคำนึงถึงความเหมาะสมของทีมกับองค์การ  ซึ่งจะดูว่า  ทีมอยู่ระดับใดในองค์การ  ภารกิจของทีมมีความสำคัญเพียงใด  และทีมได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารหรือไม่  เพื่อที่ทีมจะปฏิบัติงานได้ตาม
ความต้องการขององค์การ
มิติที่สอง  สนใจถึงความสัมพันธ์ของสมาชิกในทีมกับบุคคลและสภาพแวดล้อมภายนอก  เพราะทีมงานจะไม่สามารถปฏิบัติงานตามลำพัง  แต่จะต้องปฏิสัมพันธ์กับบุคคลรอบข้าง 


การพัฒนาทักษะในการเป็นผู้นำของทีม
หัวหน้าทีมหรือผู้นำทีม  (Team  Leader)  จะเป็นบุคคลสำคัญที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จ  หรือความล้มเหลวของทีม  หัวหน้าทีมที่มีความสามารถจะสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกันของทีม  เป็นศูนย์กลางในการประสานพลังของทีม  เพื่อให้ฟันฝ่าอุปสรรคและให้เป้าหมายที่ต้องการได้  นอกจากนี้หัวหน้าทีมยังต้องกล้าตัดสินใจ  สร้างความเปลี่ยนแปลงให้เกิดแก่ทีมในทิศทางที่เหมาะสม  ซึ่งหัวหน้าทีมจะต้องมีทักษะ  (Skills)  ที่สำคัญดังนี้
1.    เป็นตัวของตนเองอย่างเป็นธรรมชาติ
อย่าสร้างภาพอย่างหนึ่ง  แล้วปฏิบัติตนอีกอย่างหนึ่ง  หรือพยายามลอกเลียนลักษณะของผู้อื่นๆ  แต่เราอาจจะนำคุณลักษณะที่ดีของผู้นำเก่งๆ  มาศึกษาและปรับใช้ให้เหมาะสมกับเราได้
2.    รู้จักตนเอง
ผู้นำที่ดีจะต้องพิจารณาจุดแข็งจุดอ่อนของตน  โดยยอมรับว่าไม่มีใครที่เก่งไปเสียทุกเรื่อง  และต้องรู้จักใช้คนที่มีความรู้และความสามารถมาทำงานแทน  ตลอดจนประเมินกำลังความสามารถของตนเองอยู่เสมอ 
3.    กำหนดบทบาทของตนในฐานะผู้นำ
เพื่อสมาชิกจะได้รับทราบว่าเรื่องใดที่หัวหน้าทีมจะต้องเป็นผู้ตัดสินใจและขอบเขตการตัดสินใจของตนมีแค่ไหน  เมื่อไรที่เขาจะต้องขออนุญาต  เรื่องใดที่สามารถพูดคุยกันได้  ตลอดจนกำหนดกรอบนโยบายและการปฏิบัติหน้าที่ชัดเจน 
4.    กำหนดแบบแผนการปฏิบัติของทีม
หัวหน้าทีมจะเป็นผู้กำหนดรูปแบบความสัมพันธ์  ระบบงานของทีม  และเป็นตัวอย่างให้แก่สมาชิกของทีม  เพื่อให้การดำเนินงานของทีมมีระบบ  และมีประสิทธิภาพ 
5.    เป็นคนเปิดเผย  จริงใจ  และโปร่งใส
โดยหัวหน้าทีมจะต้องเปิดเผยความเห็นและสื่อสารแผนงานที่ต้องการจะทำ  ให้สมาชิกทุกคนเกิดความเข้าใจร่วมกัน  และสามารถนำไปปฏิบัติงานได้ตามที่ต้องการ  แต่ผู้นำก็ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยรายละเอียดทั้งหมด  นอกจากนี้ผู้นำจะต้องปฏิบัติตนอย่างโปร่งใส  และตรวจสอบได้อย่างเป็นธรรมชาติ 
6.    ให้ข้อมูลย้อนกลับในเชิงสร้างสรรค์
 ผู้นำต้องทำการสื่อสารและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับลูกทีมอย่างเปิดเผยและให้เกียรติกัน  โดยคำนึงถึงความรู้สึกและศักดิ์ศรีของผู้รับสาร  ตลอดจนให้ข้อมูลในทางบวกด้วยความจริงใจและสร้างสรรค์ 
7.    การประเมินผลงานและให้รางวัลอย่างเหมาะสม
จะต้องทำด้วยความเท่าเทียมกัน  เสมอภาคและโปร่งใส  โดยพิจารณาตามความรู้ความสามารถและผลงาน  เพื่อสมาชิกจะได้ยึดเป็นพื้นฐานในการปรับปรุงและพัฒนาพฤติกรรมให้เหมาะสม 
8.    ปฏิบัติตัวให้คงเส้นคงวา
มีหลักการในการทำงาน  มิใช่เพียงตัดสินใจตามสถานการณ์  ตามกระแส  หรือตามอารมณ์เพียงอย่างเดียว  ซึ่งจะทำให้ทีมงานขาดความเชื่อใจ  และมุ่งมั่นในการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย  และจะเป็นการทำลายขวัญ  กำลังใจ  ความมุ่งมั่นและทุ่มเท  หรือที่เรียกรวมๆ  ว่า  “วิญญาณของทีมงาน”  ลงไป


การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสมาชิกในทีม
    การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมทีม  เป็นปัจจัยสำคัญในการก่อตั้งทีมใหม่  (Forming  a  New  Team)  ทีมงานที่ต้องการอนาคตที่ยาวนานและมั่นคง  สมควรต้องเริ่มจากการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิก  เพราะจะช่วยให้ทุกคนในทีมสามารถปฏิบัติงานร่วมกัน  อย่างเข้าใจบทบาทของตนเอง  และทำให้ผลงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล  โดยที่การสร้างสัมพันธภาพระหว่างสมาชิกจะประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ  ดังต่อไปนี้
1.    การเปิดโอกาสให้มีช่วงเวลาที่สมาชิกจะทำความรู้จักและคุ้นเคยกัน
โดยให้สมาชิกทั้งหมดมาประชุมกัน  แล้วให้แนะนำตัวและตอบคำถามเกี่ยวกับตัวเอง  ซึ่งจะทำให้สมาชิกทีมได้รู้จัก  คุ้นเคยและรับรู้ถึงแรงจูงใจของบุคคลอื่น  ตลอดจนเริ่มต้นที่จะติดต่อสื่อสารและแสดงความเข้าใจระหว่างกัน 
2.    ให้เวลาสมาชิกในการสื่อสารเกี่ยวกับความต้องการและจุดมุ่งหมาย
และรับรู้ความรู้สึกซึ่งกันและกัน  ซึ่งจะช่วยสร้างความเข้าใจ  เห็นใจและบรรยากาศในการอยู่ร่วมกันได้เป็นอย่างดี  ซึ่งจะส่งผลให้ทีมงานมีพื้นฐานทางจิตใจร่วมกัน
3.    การสื่อสารเกี่ยวกับวงจรชีวิตของทีม
โดยสมาชิกร่วมกันทำความเข้าใจในพัฒนาการของทีม  ตั้งแต่  การก่อตัวสร้างปฎิสัมพันธ์  และการแยกย้าย  ทำให้สมาชิกต่างมีความเข้าใจร่วมกันเรื่องการทำงานเป็นทีม  เพื่อจะได้วางแผนในการทำงานได้อย่างถูกต้องและสอดคล้องกัน  ซึ่งจะส่งเสริมศักยภาพของทีมงาน
4.    สร้างเสียงหัวเราะและอารมณ์ขันในการทำงานเป็นทีม
โดยจะช่วยลดความเครียดในงานหรือเมื่อเกิดปัญหาขึ้น  และจะทำให้สมาชิกในทีมมีความพอใจในการทำงานมากขึ้น  มีความกระตือรือร้นในการทำงาน  และสามารถปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จเรียบร้อย
5.    ให้เวลาในการกำหนดเป้าหมายร่วมกัน
เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกของทีมจะมีวิสัยทัศน์  และจุดมุ่งหมายเดียวกัน  ซึ่งจะทำให้การตัดสินใจและการทำงานมีทิศทางที่ชัดเจน  และเป็นเอกภาพ  ไม่ใช่แต่ละคนต่างปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตน  โดยไม่ทรายความต้องการและแผนงานของทีม
6.    จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม
ให้เหมาะสมกับเหตุการณ์  อาจมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาของทีม  และระยะเวลาสำหรับงานที่ไม่จำเป็น  พร้อมๆ  กับเพิ่มเวลาให้กับปัญหาที่ต้องการความใส่ใจเพิ่มเติม  ซึ่งจะต้องมีการติดตาม  ตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างต่อเนื่อง  เพื่อให้การดำเนินงานของทีมบรรลุเป้าหมายในระยะยาวอย่างมีประสิทธิภาพ


หลักการพัฒนาทีมงาน
ปกติการทำงานที่มีประสิทธิภาพนั้น จะประกอบด้วยหลักการ (Principles) ซึ่งแสดงถึงองค์ประกอบสำคัญในการทำงานนั้น ๆ  และส่วนประกอบทางด้านเทคนิค  (Technique)   ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้เราสามารถทำงานได้ผลดียิ่งขึ้น ซึ่งมี  หลักการสำคัญของการทำงานแบบทีมที่มีประสิทธิภาพ
1.    การสร้างความไว้วางใจระหว่างกัน
ความไว้เนื้อเชื่อใจ การไม่ระแวงซึ่งกันและกัน เป็นบันไดขั้นแรกที่นำไปสู่การเปิดเผยและการปฏิบัติต่อกันด้วยความจริงใจ ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกร่วมมือกันแก้ปัญหา และพัฒนางานที่เกี่ยวข้องให้มีประสิทธิภาพ
2.    การสื่อสารระหว่างกันแบบเปิดเผย
จะเป็นบันไดขั้นสำคัญที่เปิดโอกาสในการประสานความรู้สึก และประสานความร่วมมือกันระหว่างสมาชิก โดยเริ่มต้นด้วยการทำความคุ้นเคยจากการพูดคุย ซักถาม และโต้ตอบกันอย่างเปิดเผยและจริงใจ ซึ่งจะช่วยปิดช่องว่าง (Gap) ของความระแวงและความรู้สึกที่ไม่ปลอดภัยของแต่ละคน หรือที่เรียกตามภาษาพูดว่า “พูดคุยกันอย่างเป็นกันเอง”
3.    การปรึกษาหารือกัน
โดยเปิดโอกาสให้มีการพูดคุย และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้อย่างเปิดเผย  เมื่อเกิดปัญหาหรือความรู้สึกขัดแย้งระหว่างกัน  โดยการนำประเด็นปัญหาหรือ ข้อขัดแย้งมาแจกแจง   วิเคราะห์  และร่วมกันพิจารณา 
4.    การสร้างความร่วมมือกันอย่างแข็งขัน
อาจทำได้โดยการอาศัยกิจกรรมการทำงานแบบเป็นทีม โดยให้สมาชิกแต่ละคนมีส่วนร่วม(Participation)
ตามขอบเขต และบทบาทหน้าที่ที่เหมาะสมของแต่ละคน
5.    การติดตามและการส่งเสริมการพัฒนาทีมงาน
เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารต้องติดตามเอาใจใส่อย่างสม่ำเสมอ โดยอาจทำได้โดยการให้รางวัล  หรือยกย่องทีมที่ประสบความสำเร็จให้เป็นทีมงานตัวอย่าง เปิดโอกาสให้ทีมงานนำเสนอผลงานในโอกาสพิเศษ ตลอดจนต้องเสริมสร้างความรู้และเทคนิคใหม่ ๆ ในการทำงานแก่ทีมงาน

การสื่อสารภายในทีม
เราอาจกล่าวได้ว่า “การติดต่อสื่อสาร (Communication)” จะเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญกับการทำงาน และการอยู่รวมกันเป็นทีม การสื่อสารจะช่วยให้ทีมงานมีความคิด แนวทางปฏิบัติ และ การแก้ไขปัญหาร่วมกัน

รูปแบบของการสื่อสารภายในทีม
ปกติการสื่อสารระหว่างบุคคลมีหลายลักษณะ ซึ่งอาจมีความเหมาะสมแตกต่างกันในหลายสถานการณ์ และจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่างกัน โดยการสื่อสารแต่ละรูปแบบจะมีคุณลักษณะที่แตกต่างกัน เรียกว่า “เครือข่ายการสื่อสาร( Communication  Network) ” ซึ่งเราสามารถแบ่งการติดต่อสื่อสารภายในกลุ่ม หรือ ทีมออกเป็น 5 ประเภท คือ
1.    การสื่อสารแบบลูกโซ่  (Chain  Network)
เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่สมาชิกแต่ละคนจะติดต่อสื่อสารกับสมาชิกคนอื่นที่อยู่ถัดจากเขาเท่านั้น

ทำให้การเคลื่อนที่ของข้อมูลไม่เป็นอิสระ เนื่องจากมีข้อจำกัดในการประสานงาน และเชื่อมโยงระหว่างบุคคลกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ถัดไปเท่านั้น ทำให้ข้อมูลในการสื่อสารอาจเบี่ยงเบน
2.    การสื่อสารแบบตัง Y (Y Network)
เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่สมาชิกคนกลางจะทำหน้าที่รับและกระจายข่าวสารให้กับสมาชิกคนอื่น ๆ และสมาชิกคนอื่นก็จะติดต่องสื่อสารแบบลูกโซ่กับสมาชิกที่อยู่ถัดจากเขา โดยสมาชิกที่อยู่ ณ จุดตัดที่คอของ Y จะเป็นศูนย์กลางและมีบทบาทสำคัญในการสร้างความสำเร็จ หรือความล้มเหลวในการสื่อสารของทีม ซึ่งอาจจะใช้สมาชิกมากกว่า 1 คนมาช่วยกันปฏิบัติงาน
3.    การสื่อสารแบบวงล้อ (Wheel  Network)  หรือ การสื่อสารแบบดาว (Star  Network)
เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่มีสมาชิกคนหนึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการติดต่อสื่อสารของทีม โดยเขาจะเป็นผู้รับ- ส่งข่าวสาร และสร้างความเข้าใจกับสมาชิกคนอื่น ซึ่งบางครั้งเขาอาจเป็นผู้ตัดสินใจ และสั่งงานให้สมาชิกคนอื่นปฏิบัติตาม หรือเป็นผู้นำของกลุ่มนั่นเอง               
4.    การสื่อสารแบบวงกลม (Circle)
เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่สมาชิกแต่ละคนจะติดต่อสื่อสารกับสมาชิกที่อยู่ถัดไปทั้งสองข้างในเครือข่ายการติดต่อสื่อสาร  โดยทุกคนในกลุ่มจะมีฐานะเท่าเทียมกัน ซึ่งสมาชิกส่วนใหญ่จะมีความพึงพอใจในทีม แต่อาจมีปัญหาในการปฏิบัติงานร่วมกัน เนื่องจากสมาชิกแต่ละคนจะเท่าเทียมกัน จึงไม่มีคนสั่งงานและตัดสินใจอย่างเด็ดขาด
5.    การสื่อสารแบบทุกช่องทาง (All-channel  Nertwork)
เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่สมาชิกทุกคนสามารถติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้โดยตรง ทำให้ข้อมูลข่าวสารสามารถเคลื่อนที่ได้อย่างอิสระ สมาชิกสามารถพูดจา  ปรับความเข้าใจ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน โดยไม่ต้องผ่านบุคคลที่สาม ทำให้ข่าวสารข้อมูลถูกส่งจากต้นทางไปยังผู้รับสารแต่ละคน ซึ่งจะมีความถูกต้องและไม่เบี่ยงเบน

อุปสรรคในการรับข่าวสาร
เราสามารถพิจารณาอุปสรรคในการรับข้อมูลข่าวสารของบุคคลหรือกลุ่มออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.    การเลือกเข้าถึง  (Selection  Exposure)
ปกติบุคคลจะไม่เข้าถึงและรับข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ แต่จะเข้าถึงข่าวสาร หรือช่องทางที่เขารู้สึกพอใจ หรืออาจจะอยู่ในพื้นที่ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เพียงบางประเภทเท่านั้น ซึ่งจะมีลักษณะเช่นเดียวกับกลุ่มที่เกิดจากสมาชิกที่มีลักษณะร่วมกัน เช่น ความสนใจ ค่านิยม และบรรทัดฐาน เป็นต้น ซึ่งจะทำให้กลุ่มแสดงพฤติกรรมไปในทิศทางเดียวกัน ๗งเข้าถึงและรับทราบข้อมูลที่มีรูปแบบเดียวกัน
2.    การเลือกสนใจ (Selective  Attention)
นอกจากข้อจำกัดในการเข้าถึงแล้ว  บุคคลแต่ละกลุ่มจะเลือกให้ความสนใจในข่าวสารที่ตนให้
ความสำคัญ หรือเห็นว่ามีคุณค่า ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ในขณะนั้นว่า  บุคคลมีความสนใจในเรื่องใด  ซึ่งถ้าหากรับทราบข่าวสารที่ไม่อยู่ในความสนใจก็จะปล่อยให้ผ่านไป  ไม่จดจำ  หรือนำมาใช้
3.    การเลือกรับรู้  (Selective  Perception)
บุคคลและกลุ่มเลือกรับข้อมูลเข้ามาประมวลผล ซึ่งจะเป็นข้อมูลที่ตนอาจเคยชิน สนใจ ทำให้เขาไม่สนใจข้อมูลอื่นที่ส่งมาพร้อมกัน ทำให้การรับรู้ และเข้าใจข้อมูลในเรื่องต่าง ๆ ขาดความสมบูรณ์ และแต่ละคนจะทำความเข้าใจกับเรื่องต่าง ๆ แตกต่างกัน
4.    การเลือกจำ (Selective  Retention)
บุคคล และ กลุ่ม ทำการเลือกที่จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในความทรงจำ เพราะเราไม่สามารถที่จดจำทุกเรื่องที่เกิดขึ้นได้ บุคคลจึงเลือกที่จะจำในบางเรื่อง และลืมเรื่องอื่น ๆ ไป เพียงแต่ว่ากระบวนการในการจำและลืมนั้นจะเกิดขึ้นโดยเราไม่ตั้งใจ ทำให้เราจำในบางเรื่องที่ไม่สำคัญ  หรือลืมเรื่องที่ต้องการจะจดจำ


ปัจจัยที่กำหนดข่ายการสื่อสารในทีม

ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อข่ายการสื่อสารในแต่ละทีม ได้แก่
1.    งานและหน้าที่
จะเป็นปัจจัยสำคัญในการติดต่อสื่อสารของกลุ่ม  เพราะสมาชิกจะต้องสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนสามารปฏิบัติงานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมายได้ตามต้องการ
2.    ขั้นตอนและแบบแผนการปฏิบัติ
จะมีอิทธิพลต่อเครือข่ายการสื่อสารในทีม เพราะจะเป็นรูปแบบการปฏิบัติงาน และการประสานงานกันภายในกลุ่ม ซึ่งจะใช้ช่องทางและแนวทางที่สมาชิกสื่อสารระหว่างกัน
3.    สภาพแวดล้อม
เช่น สถานที่ ระยะห่างระหว่างสมาชิก หรือเทคโนโลยีที่ใช้ จะมีอิทธิพลต่อการสื่อสารระหว่างสมาชิก
4.    คุณสมบัติส่วนตัว
ของสมาชิกแต่ละคนจะมีอิทธิพลต่อรูปแบบการสื่อสารภายในทีม โดยสมาชิกแต่ละคนจะมีเอกลักษณ์ของตน ทำให้การสื่อสารของกลุ่มต้องมีรูปแบบที่ช่วยให้สมาชิกแต่ละคนสื่อสาร และทำความเข้าใจกันได้อย่างถูกต้อง


คุณสมบัติของเครือข่ายการสื่อสารภายในทีม

มีปัจจัยที่กำหนดคุณสมบัติของเครือข่ายการสื่อสารในทีม ดังนี้
1.    ระยะห่าง (Diatance)
หรือจำนวนคนที่คั่นอยู่ระหว่างบุคคล 2 คนที่ต้องสื่อสารกัน ซึ่งเราอาจวัดได้จากจำนวนตำแหน่งต่าง ๆ ที่คั่นอยู่ตรงกลางระหว่างบุคคลที่ต้องสื่อสารกัน ซึ่งจะทำให้ความรวดเร็วและความถูกต้องในการสื่อสารความเข้าใจระหว่างกันลดลงไปตามลำดับ
2.    การกระจาย (Distribution)
ทำให้รู้การเคลื่อนไหวของข่าวสารว่าเคลื่อนที่อย่างไร และขยายตัวไปในทิศทางใด  แม้ว่ากลุ่มจะมีจำนวนสมาชิกจำนวนเท่ากัน แต่ในกลุ่มที่มีการกระจายข้อมูลมาก จะทำให้ข่าวสารเคลื่อนที่ไปได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็จะทำให้ข่าวสารเกิดการคลาดเคลื่อนหรือ ผิดพลาดมากขึ้น
3.    ศูนย์รวมสัมพันธ์ของกลุ่ม (Relative  Centrality)
จะเป็นตำแหน่งศูนย์กลางในการติดต่อสื่อสารของสมาชิก หรืออาจกล่าวได้ว่า เป็นตำแหน่งผู้นำของกลุ่ม ซึ่งเราพบว่าบางกลุ่มมีศูนย์กลางมากกว่า 1 ที่ และบุคคลที่เป็นศูนย์กลางในการติดต่อสื่อสารไม่ใช่ผู้นำหรือ หัวหน้าทีมโดยตำแหน่งก็ได้
4.    ความอิ่มตัว (Saturation)
หมายถึง  ความหนาแน่นของกิจกรรมการสื่อสารที่อยู่ ณ ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งของกลุ่ม ความอิ่มตัวแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งใดในกลุ่มที่มีบทบาทในการสื่อสาร ซึ่งเราสามารถพิจารณาได้จากความเคลื่อนไหวของข้อมูลไปยังตำแหน่งนั้น ๆ มากหรือน้อยเพียงใด
5.    ความเป็นอิสระ (Independent)
ถ้าสมาชิกในกลุ่มมีความเป็นอิสระในการติดต่อสื่อสารมากเท่าใด กลุ่มก็จะเปิดรับข่าวสาร และการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมมากตามไปด้วย ซึ่งจะทำให้กลุ่มมีความยืดหยุ่น และสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้มากขึ้น

การตัดสินใจของทีม, การตัดสินใจของกลุ่ม
การตัดสินใจ (Decision  Making) หมายถึง กระบวนการพิจารณาบ่งชี้ถึงปัญหา และโอกาสต่าง ๆ รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล กำหนดทางเลือก แล้วเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด

การตัดสินใจของกลุ่มมี 6 ลักษณะดังนี้
1.    การตัดสินใจโดยขาดการตอบสนอง (Decision by Lack of Response)
คือ การตัดสินใจของกลุ่มเมื่อเกิดปัญหาขึ้น และก็จะมีความคิดหนึ่งที่เสนอขึ้นมา โดยกลุ่มยอมรับโดยปราศจากการโต้เถียงกัน ทำให้ความคิดอื่นถูกมองเลยผ่านไป อาจจะทำให้สูญเสียโอกาสในการวิเคราะห์ และเลือกทางเลือกอื่นที่เหมาะสมกว่า
2.    การตัดสินใจโดยบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่  (Decision by Authority Rule)
คือ การตัดสินใจที่เกิดขึ้นจากผู้มีอำนาจหน้าที่ หรือตำแหน่งในการตัดสินใจและมักจะเป็นหัวหน้าทีม ดังนั้นการตัดสินใจที่เกิดขึ้นจะดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับผู้มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจว่าเขามีทักษะและวิธีการที่ดี ได้รับการยอมรับ ตลอดจนนำความคิดไปปฏิบัติได้จริงเพียงใด

3.    การตัดสินใจโดยคนกลุ่มน้อย  (Decision by Minority Rule)
คือ การตัดสินใจโดยคนกลุ่มน้อยที่มีอำนาจและอิทธิพลในทีม ปกติจะมีบุคคล 2 - 3 คน ที่สามารถ
ครอบงำหรือชักจูงการตัดสินใจของกลุ่ม โดยชี้นำ กระตุ้น หรือผลักดันให้บุคคลอื่นในทีมยอมปฏิบัติตามที่ พวกเขาต้องการ ทั้งที่เต็มใจหรือไม่ก็ตาม  ทำให้คุณภาพของการตัดสินใจและอนาคตของทีมอยู่ในมือของคนกลุ่มน้อย
4.    การตัดสินใจโดยใช้เสียงส่วนใหญ่  (Decision by Majority Rule)
คือ การตัดสินใจโดยยึดตามมติของเสียงส่วนใหญ่ในกลุ่มที่อาจจะใช้วิธีการทางตรง หรือทางอ้อม ปกติการตัดสินใจโดยใช้เสียงส่วนใหญ่จะมีคู่ไปกับระบบการเมืองแบบประชาธิปไตยในองค์การซึ่งจะทำให้เกิดการมีส่วนร่วมและความเต็มใจที่จะนำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ
5.    การตัดสินใจโดยใช้วิธีหาข้อสรุปร่วม  (Consensus)
คือ วิธีการตัดสินใจโดยการเลือกที่คนส่วนใหญ่เห็นด้วย ซึ่งอาจจะมากกว่าหนึ่งทางเลือก และนำมาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน จนสมาชิกอื่นที่คัดค้านก็จะรับฟัง ยอมรับ และตกลงทำตามด้วย
6.    การตัดสินใจแบบเอกฉันท์  (Decision by  Unanimity)
คือ การตัดสินใจที่สมาชิกทุกคนตกลงยอมรับการตัดสินใจของกลุ่มอย่างเป็นเอกฉันท์ ด้วยความเข้าใจและเห็นด้วยกับแนวความคิดของกลุ่ม ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ค่อนข้างเป็นอุดมคติ และเกิดขึ้นยากในชีวิตจริง ปกติกลุ่มที่มีประสิทธิภาพจะไม่จำกัดการตัดสินใจของตนอยู่แค่วิธีการใดเพียงวิธีเดียว แต่กลุ่มจะเลือกใช้วิธีการตัดสินใจที่เหมาะสมกับปัญหานั้นมากที่สุด ซึ่งจะขึ้นอยู่กับทักษะของผู้นำและทีมงานด้วยเหมือนกัน

ข้อดีและข้อเสียในการตัดสินใจของกลุ่ม
    1.  การตัดสินใจโดยใช้กลุ่มจะรวมความรู้ ทักษะ และความชำนาญมากกว่าบุคคลเพียงคนเดียว
    2.  การตัดสินใจโดยใช้กลุ่มจะมีความหลากหลายทางความคิด ทำให้ไดจำนวนแนวคิด และทางเลือกมากกว่าการตัดสินใจของแต่ละบุคคล
    3.  การตัดสินใจของกลุ่มยังก่อให้เกิดการสื่อสาร ความเข้าใจ การยอมรับจากสมาชิกในกลุ่ม ทำให้เกิดความมุ่งมั่น ทุ่มเท และเสียสละในการปฏิบัติงาน

ข้อเสียในการตัดสินใจของกลุ่ม
    1.  ความกดดันที่สมาชิกในกลุ่มพยายามจะทำความคิดของตนให้เป็นรูปแบบเดียวกับความคิดของสมาชิกคนอื่น ๆ ในกลุ่ม ซึ่งอาจทำให้นำไปสู่การตัดสินใจแบบคล้อยตามกัน และอาจทำให้เกิดการครอบงำทางความคิด
    2.  การตัดสินใจโดยกลุ่มจะใช้เวลามากกว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว ทำให้ตัดสินใจไม่ทันต่อข้อกำหนดเวลา